Projectopvolging, masterplan, continuous improvement

Projectopvolging zonder Excel-versies

Dertig projecten, tien projectleiders, en één Excel die iedereen op zijn manier bijwerkt. Tegen de stuurgroep weet niemand welke versie klopt. Een projectopvolgingstool zet alles in één lijst, met KPI's die kleuren en een dashboard dat zichzelf maakt.

Mail me voor een gratis intake Alle cases

Waarom projectopvolging in Excel vastloopt

Zolang het drie projecten zijn, werkt een Excel. Vanaf tien begint het: versies met vreemde namen, een KPI die in de ene tab anders staat dan in de andere, en een stuurgroep die de helft van de tijd besteedt aan uitzoeken welk cijfer het juiste is.

Wat de tool doet

Eén projectenlijst met filters op area, impact, resources, start en lead. Per project een fiche met team, KPI's (basis, doel, huidig), taken en documenten. Elke wijziging op naam. Een dashboard met signalen (on track, attention, behind), planning en verdeling per area en lead. En een beheerscherm waar u zelf velden, keuzelijsten en tabs aanpast, zonder extra ontwikkelingskosten.

Projectenlijst met filters op area, impact, resources en lead
Projectenlijst met filters op area, impact, resources en lead (nagebouwd met fictieve gegevens)
Dashboard met signalen, KPI per project, planning en verdeling per area
Dashboard met signalen, KPI per project, planning en verdeling per area (nagebouwd met fictieve gegevens)

Eén lijst, elke wijziging op naam

Geen versies meer. Wie wat wanneer aanpaste staat erbij, en de stuurgroep kijkt naar hetzelfde scherm.

KPI's met basis, doel en evolutie

Per project een of meer KPI's met beginwaarde, doel en huidige waarde. De kleur zegt of het goed zit.

Dashboard dat zichzelf maakt

Signalen, planning als gantt, verdeling per area en per lead. Filterbaar per periode. Geen maandelijkse Excel-oefening.

Zelf velden en lijsten aanpassen

Een nieuw veld, een extra keuzewaarde, een tab erbij: dat doet u zelf in het beheerscherm.

Handshake of offerte met één klik

Per project de bijhorende bestanden, meteen bij de hand. Met één klik een overzicht per mail, of een handshake of offerte voor de klant als pdf, met de gegevens van dat moment.

In uw eigen Microsoft-omgeving

Power Apps en SharePoint, binnen uw Microsoft 365. U blijft eigenaar van uw gegevens.

Hoe ik het aanpak

  1. Ik begin bij de stuurgroep

    Welke drie vragen stelt die elke maand? Daar horen de velden en KPI's bij. De rest is ruis.

  2. Proof of concept met uw echte projecten

    Een werkende versie met uw projectenlijst. Projectleiders vullen ze twee weken in, dan passen we aan.

  3. Dashboard erbij

    Pas als de lijst gevuld is, heeft een dashboard zin. Dan komen signalen, planning en verdeling.

  4. Overdragen

    Uitleg zodat u zelf velden en lijsten beheert. Daarna hebt u mij niet meer nodig voor een extra kolom.

Uit de praktijk

Bij een internationale industriële groep zat projectinfo verspreid over mails, bestanden en hoofden, zonder versiecontrole. Nu houdt het team zelf projecten en KPI's bij in één tool, elke wijziging op naam, met dashboard en overzicht per mail met één klik. Een handshake of offerte voor de klant, vroeger weken werk in pdf, komt er nu met één druk op de knop uit, met de gegevens van dat moment.

Handshake of offerte in één klik in plaats van weken werk, en één waarheid voor het hele team.

Vragen die hierover gesteld worden

Is dit alleen voor grote bedrijven?

Nee. Vanaf een tiental projecten of verbeteracties loont het, ook voor een KMO met een verbeterprogramma.

Kan de klant zelf velden en KPI's bepalen?

Ja, dat is het uitgangspunt van deze tool. Velden, keuzelijsten, tabs en KPI's worden ingesteld in het beheerscherm, zonder ontwikkeling.

Wat met bestaande projecten in Excel?

Die werden ingelezen. De kolommen van de Excel bepaalden de eerste velden.

Werkt het dashboard op gsm?

Ja, de app werkt op gsm, tablet en pc. Verder filteren of combineren met andere cijfers kan in Power BI.

Hoe lang duurde dit?

Dit was de uitzondering. Waar de meeste cases na tien dagen tot een maand live staan, vroeg dit project veel meer tijd: eerst zoeken naar de juiste manier van werken voor het hele team, en pas dan technisch uitwerken. Hoe lang zoiets duurt, hangt af van de complexiteit, van wat er onderweg bijkomt, en van de tijd die het team zelf in testen kan steken.

Ook interessant

Power BI dashboard voor KMO'sCijfers die zichzelf vernieuwenDagoverleg appEén scherm per afdeling, rood of groen

Benieuwd wat er in uw geval mogelijk is?

Start met een gratis intake van maximaal een uur. Samen kijken we waar de grootste winst zit, vrijblijvend en zonder verplichtingen.

Open een mail naar Flow4Q Bel +32 474 62 71 87