Boekingen, reservaties, verhuur, events

Boekingssysteem dat ook factureert

Een boeking is zelden alleen een datum in een agenda. Er hoort een aanvraag bij, een bevestiging, een voorschot, een factuur, een annulatie misschien. Wie dat in een agenda, een mailbox en een boekhoudpakket bijhoudt, boekt vroeg of laat dubbel, of vergeet te factureren.

Mail me voor een gratis intake Alle cases

Waar het bij boekingen misloopt

De aanvraag komt per mail, de agenda staat op papier of in Outlook, de factuur in het boekhoudpakket. Drie plekken, drie kansen om iets te vergeten. En de klant belt om te vragen of zijn boeking nu bevestigd is.

Wat de app doet

Eén kalender waarin elke boeking een fase heeft: aangevraagd, voorschot gevraagd, voorschot betaald, rest gevraagd, afgewerkt, aanvraag geweigerd, geannuleerd. Vanuit de boeking zelf maakt u de voorschot- en eindfactuur, en de app houdt bij wat betaald is. Een statusbord toont alle boekingen per fase, ook wat geweigerd werd (bijvoorbeeld omdat het volzet was) en wat de klant annuleerde. Annuleert iemand, dan staat in de kolom geweigerd wie die week ook wou komen, en die kan opnieuw gecontacteerd worden. De mails naar de klant vertrekken vanuit de app, en per agency kan een overzicht verstuurd worden van wie wanneer komt.

Statusbord met alle boekingen per fase, van aanvraag tot afgewerkt
Statusbord met alle boekingen per fase, van aanvraag tot afgewerkt (nagebouwd met fictieve gegevens)
Boeking met voorschot- en eindfactuur en voorbeeld van de factuur
Boeking met voorschot- en eindfactuur en voorbeeld van de factuur (nagebouwd met fictieve gegevens)

Kalender met kleur per fase

Eén blik op de maand: wat is bevestigd, wat wacht op een voorschot, wat is geannuleerd. Geen dubbele boekingen meer.

Boeking met historiek

Klant, periode, bedrag, voorschot, opmerkingen, en alles wat er al mee gebeurde. Eén scherm per boeking.

Facturen vanuit de boeking

Voorschot- en eindfactuur, met uw layout, direct uit de boeking. Betaald of niet staat ernaast.

Mails en overzicht per agency

Bevestiging, voorschotvraag, welkomstmail: vanuit de app, met het juiste adres. En per agency een overzicht van wie wanneer komt, met één klik verstuurd.

Statusbord

Alle boekingen in kolommen per fase, van aanvraag tot afgewerkt. Apart: aanvragen die geweigerd werden (volzet) en boekingen die de klant annuleerde. Valt er een plek vrij, dan staat de reservelijst al klaar.

Overzicht voor de boekhouding

Alle facturen en creditnota's in één lijst, exporteerbaar naar Excel voor uw boekhouder.

Hoe ik het aanpak

  1. Ik volg eerst een boeking van begin tot eind

    Van de eerste mail tot de laatste factuur. Elke stap die vandaag handwerk is, wordt een status in de app.

  2. Proof of concept met uw echte boekingen

    Een werkende kalender met de boekingen van de komende maanden. U gebruikt ze twee weken, dan passen we aan.

  3. Facturen en mails erbij

    Pas als de kalender klopt, komen de facturen en de automatische mails. Eerst het overzicht, dan de automatisering.

  4. Overzicht voor de boekhouding

    Een export van alle facturen en betalingen, zodat uw boekhouder niets meer moet overtypen.

Uit de praktijk

Een verhuurbedrijf had geen overzicht van wie bevestigd of betaald had. Dubbele boekingen door een vergeten agenda, lege plekken door een vergeten annulatie. Nu heeft elke boeking haar fase in één kalender, en vertrekken voorschot- en eindfactuur vanuit de boeking zelf.

Geen dubbele boekingen meer, en elke boeking en factuur in één oogopslag.

Vragen die hierover gesteld worden

Voor welke sectoren werkt zoiets?

Verhuur van zalen, materiaal of vakantiewoningen, events, opleidingen, afspraken bij een dienstverlener. Alles waar een datum, een klant en een betaling samenkomen.

Konden klanten zelf online boeken?

Nee. In dit project kwamen aanvragen binnen via mail en zette de beheerder ze in de kalender. Een online aanvraagformulier dat rechtstreeks in de kalender landt, is een mogelijke uitbreiding.

Hoe zat het met facturen?

De app maakt de voorschot- en eindfactuur zelf, met de eigen layout en nummering. De boekhouding blijft in het boekhoudpakket; de app levert een export aan.

Hoe lang duurde dit?

Het gaat vlot: al na korte tijd is er iets om te tonen en uit te proberen. De meeste cases hier stonden na tien dagen tot een maand live. Maar het hangt af van de complexiteit, van wat er onderweg bijkomt, en vooral van de tijd en het enthousiasme van de mensen die moeten testen. Een duidelijke schets vooraf en echte testrondes met het team maken meer verschil dan eender welke planning.

Ook interessant

Excel vervangen door een appWanneer uw bedrijf te groot wordt voor ExcelPower BI dashboard voor KMO'sCijfers die zichzelf vernieuwen

Benieuwd wat er in uw geval mogelijk is?

Start met een gratis intake van maximaal een uur. Samen kijken we waar de grootste winst zit, vrijblijvend en zonder verplichtingen.

Open een mail naar Flow4Q Bel +32 474 62 71 87