Dagoverleg app: één scherm per afdeling, rood of groen

Waarom het dagoverleg meestal uitloopt

Het dagoverleg is een goed idee dat vaak slecht uitgerust is. Een whiteboard, een Excel op een gedeelde schijf of een PowerPoint die iemand elke avond bijwerkt. Het overleg gaat dan over het vinden van de info in plaats van over de beslissing.

Niemand weet wie een actie opvolgt, en tegen wanneer
Gisteren is gewist, dus herhaalt elke dag zich
Afdelingen rapporteren elk op hun manier
Het bord staat in één gebouw, de ploeg van de nacht ziet het niet
De opmerking van productie bereikt onderhoud niet
Management wil een overzicht per week, en iemand moet dat maken

Wat de app doet

Per afdeling en per topic (veiligheid, kwaliteit, levering, personeel, machines, materiaal) staat er één vakje: groen of rood. Rood vraagt een opmerking, een actie en een verantwoordelijke. Met een datumfilter bovenaan blader je terug, dus de afspraak van maandag is donderdag nog zichtbaar.

Dagoverleg per afdeling en topic, rood of groen, met opmerking, actie en status (nagebouwd met fictieve gegevens)

Rood of groen, in twee seconden

Iedereen ziet in één oogopslag waar het knelt. Geen cijfers lezen, geen tabel scannen.

Opmerking en actie bij het vakje

Klik op een rood vakje: afdeling, topic, opmerking, actie, verantwoordelijke en status. De context staat er meteen bij.

Datumfilter

Terugbladeren naar gisteren of vorige week. Patronen worden zichtbaar, zoals een topic dat elke dinsdag rood kleurt.

Op gsm, tablet en groot scherm

Invullen vanuit de werkvloer, overlopen op het scherm in de meeting room, bekijken thuis door de nachtploeg.

Automatisch overzicht per week

Power BI telt rood per afdeling en per topic. Management krijgt het overzicht zonder dat iemand het opmaakt.

In uw eigen Microsoft-omgeving

Gebouwd met Power Apps en SharePoint of Dataverse. Geen extra softwarelicentie, u blijft eigenaar.

Hoe ik het aanpak

Ik kom een dagoverleg bijwonen
Niet om te oordelen, wel om te zien welke topics echt besproken worden en welke elke dag overgeslagen worden. Dat bepaalt de kolommen.
Snel naar een proof of concept
Een werkende versie met uw afdelingen en topics. U gebruikt ze een week, daarna passen we aan.
Verfijnen met de teamleiders
Welke vakjes ontbreken, welke zijn overbodig, wie moet welke melding krijgen. Hun opmerkingen bepalen de tweede versie.
Rapportering erbij
Pas als het overleg vlot loopt, komt het weekoverzicht. Niet omgekeerd.

Uit de praktijk

Bij een industrieel bedrijf verliep het dagoverleg op een whiteboard, met acties die telkens opnieuw opdoken. Nu staat elke afdeling in één scherm, kleurt een topic rood met opmerking en actie, en ziet de volgende ploeg wat er beslist is.

Het dagoverleg duurt korter, en de acties verdwijnen niet meer.

Vragen die hierover gesteld worden

Werkt dit met meerdere ploegen?

In dit project wel: de ene ploeg vult haar vakjes in op het einde van de shift, de volgende ziet ze bij de start. Niemand moet fysiek aan een bord staan.

Hoeveel tijd kost het invullen?

Een groen vakje is één klik, een rood vakje vraagt een opmerking en een actie. Minder dan een whiteboard bijwerken, anders had de app geen zin gehad.

Kan het team de topics zelf aanpassen?

In dit project beheert de teamleider de topics zelf, zonder dat er ontwikkeling aan te pas komt. Dat bouw ik in waar het handig is.

Welke licenties waren nodig?

Geen extra. Power Apps en SharePoint zaten in het bestaande Microsoft 365-abonnement. Een weekoverzicht in Power BI kan een extra licentie vragen, dat verschilt per abonnement.

Hoe lang duurde dit?

Het gaat vlot: al na korte tijd is er iets om te tonen en uit te proberen. De meeste cases hier stonden na tien dagen tot een maand live. Maar het hangt af van de complexiteit, van wat er onderweg bijkomt, en vooral van de tijd en het enthousiasme van de mensen die moeten testen. Een duidelijke schets vooraf en echte testrondes met het team maken meer verschil dan eender welke planning.

Dagoverleg in één scherm

Waarom het dagoverleg meestal uitloopt

Wat de app doet

Rood of groen, in twee seconden

Opmerking en actie bij het vakje

Datumfilter

Op gsm, tablet en groot scherm

Automatisch overzicht per week

In uw eigen Microsoft-omgeving

Hoe ik het aanpak

Ik kom een dagoverleg bijwonen

Snel naar een proof of concept

Verfijnen met de teamleiders

Rapportering erbij

Uit de praktijk

Vragen die hierover gesteld worden

Ook interessant

Benieuwd wat er in uw geval mogelijk is?