Het blad invullen kost weinig tijd. Het overtypen, opzoeken, opvolgen en archiveren erna kost er veel. Daar valt de winst te halen.
Het probleem begint erna. Iemand moet het blad ophalen, ontcijferen, overtypen in Excel, opvolgen wat er ontbreekt en achteraf uitzoeken wie iets ingevuld heeft. Die uren staan nergens in een budget, maar ze zijn er wel.
Checklists in productie, met afwijkingen die meteen bij de juiste persoon terechtkomen.
Tellen in het magazijn op tablet of gsm, zonder achteraf overtypen.
Een defect melden met foto, de technieker krijgt meteen een bericht.
Ter plaatse invullen, rapport automatisch verstuurd voor u weer vertrekt.
Met tijdstempel en gebruiker, wat bij een audit een pak sterker staat.
Formulier invullen, workflow start automatisch, niemand moet erachteraan bellen.
Een mystery shopper verloor na elk winkelbezoek uren met foto's sorteren, commentaar uitschrijven, alles in PowerPoint zetten en de juiste adressen opzoeken. Nu bereidt hij zijn vragen per winkel voor, geeft hij ter plaatse foto's, commentaar en punten in de app, en drukt hij op verzenden.
Het rapport is bij de klant nog voor de shopper de winkel uit is.
Ja, mits de app daarvoor ontworpen is. Grote knoppen, weinig scrollen, zo weinig mogelijk typwerk en keuzes in plaats van vrije tekst. Ik bouw bewust voor de omstandigheden waarin mensen echt werken, niet voor een bureaustoel.
Power Apps kan offline werken. De gegevens worden lokaal bewaard en gesynchroniseerd zodra er weer verbinding is. Dat vraagt wel een bewuste keuze bij het ontwerp, dus zeg het op voorhand als dat bij u speelt.
Dat is precies de reden waarom sommige digitaliseringsprojecten mislukken. Een goede app vraagt minder handelingen dan het papieren blad, anders wint papier. Ik test daarom altijd met de mensen die het effectief moeten invullen.
Dat is vaak het grootste voordeel. Een foto bij een defect of een afwijking zegt meer dan een geschreven omschrijving, en ze zit meteen bij het juiste dossier in plaats van in iemands gsm.
Digitale registraties met tijdstempel en gebruiker zijn doorgaans beter aantoonbaar dan een handgeschreven blad. Voor audits is dat meestal een vooruitgang. De concrete bewaarvereisten hangen af van uw sector, dat bekijken we samen bij het ontwerp.
Start met een gratis processcan van 30 minuten. Samen kijken we waar de grootste winst zit, vrijblijvend en zonder verplichtingen.