Checklist, kwaliteitscontrole, audit, rondgang

Digitale checklist met rapport erbij

Een checklist invullen kost vijf minuten tot een kwartier, afhankelijk van de lijst. Het rapport erover maken kost een uur: foto's sorteren, scores overtypen, alles in Word of PowerPoint zetten, de juiste mailadressen zoeken. Een digitale checklist doet dat uur voor u, op het moment dat u op verzenden drukt.

Mail me voor een gratis intake Alle cases

Waarom de papieren checklist niet het probleem is

Het blad zelf werkt prima. Wat erna komt, niet: overtypen, foto's die in een gsm blijven zitten, scores die niemand vergelijkt, en een audit waarbij iemand in mappen moet graven. Een checklist zonder opvolging is een ritueel, geen controle.

Wat de app doet

De controleur opent de checklist op zijn gsm of tablet. Per vraag: ja of nee, een score, een foto, een opmerking. Op het einde drukt hij op verzenden en vertrekt automatisch een nette PDF naar wie het moet weten, met de foto's erbij. Alle controles staan in één overzicht, dus u ziet of een winkel, een lijn of een machine beter of slechter scoort dan vorige keer.

Checklist op gsm met ja/nee per vraag, foto's en opmerkingen
Checklist op gsm met ja/nee per vraag, foto's en opmerkingen (nagebouwd met fictieve gegevens)
Automatisch rapport als PDF, met score en foto's
Automatisch rapport als PDF, met score en foto's (nagebouwd met fictieve gegevens)

Vragen per thema

Management, veiligheid, vers, operatie, service: tabs per thema, zodat de controleur de volgorde van zijn rondgang volgt.

Foto bij elke vraag

Drie foto's per vraag, meteen gekoppeld. Geen sorteerwerk achteraf, geen foto's meer in iemands gsm.

Score automatisch

Elke vraag telt mee, de score berekent zichzelf. Rood of groen per thema en per controle.

PDF vertrekt vanzelf

Eén druk op verzenden: het rapport met foto's en score staat in de mailbox van de verantwoordelijke voor de controleur de deur uit is.

Historiek per locatie

Winkel, lijn of machine: elke controle staat in de lijst. Vergelijken wordt kijken in plaats van zoeken.

Offline op de werkvloer

Geen wifi in het magazijn of de winkel? De app slaat lokaal op en synchroniseert nadien.

Hoe ik het aanpak

  1. Ik vertrek van uw huidige blad

    Elk vakje staat er om een reden. We gaan na welke vragen echt gebruikt worden en welke niemand nog leest.

  2. Proof of concept op één locatie

    Een werkende checklist op de gsm van één controleur. Twee rondes doen, dan aanpassen.

  3. Rapport en verzending erbij

    Pas als de checklist vlot ingevuld wordt, komt de automatische PDF en de mail. Eerst de invoer, dan de uitvoer.

  4. Overzicht per locatie

    De vergelijking over tijd en tussen locaties in Power BI, zodra er genoeg controles zijn om te vergelijken.

Uit de praktijk

Een mystery shopper verloor na elk winkelbezoek uren met foto's sorteren, commentaar uitschrijven en alles in PowerPoint zetten. Nu vult hij de checklist in de winkel in op zijn gsm, met foto's, en drukt hij op verzenden.

Het rapport is bij de klant nog voor de shopper de winkel uit is.

Vragen die hierover gesteld worden

Voor welke controles werkt zoiets?

Kwaliteitscontroles in productie, veiligheidsrondgangen, winkelbezoeken, audits, opstartchecks van machines, hygiënecontroles. Alles wat vandaag op een blad met vakjes staat.

Kan elke locatie een andere checklist krijgen?

In dit project wel: één app, meerdere checklists, en de controleur kiest de winkel. De vragen beheert de klant zelf.

Houden digitale controles stand bij een audit?

Beter dan papier: elke controle heeft een tijdstempel, een gebruiker en foto's. De concrete bewaarvereisten hangen af van de sector.

Werkt dit zonder wifi?

Ja, als dat bij het ontwerp meegenomen wordt. De app slaat lokaal op en stuurt alles door zodra er verbinding is.

Hoe lang duurde dit?

Het gaat vlot: al na korte tijd is er iets om te tonen en uit te proberen. De meeste cases hier stonden na tien dagen tot een maand live. Maar het hangt af van de complexiteit, van wat er onderweg bijkomt, en vooral van de tijd en het enthousiasme van de mensen die moeten testen. Een duidelijke schets vooraf en echte testrondes met het team maken meer verschil dan eender welke planning.

Ook interessant

Papieren formulieren digitaliserenVan invulblad op de werkvloer naar appProductieopvolging appPallet per pallet, groen of rood

Benieuwd wat er in uw geval mogelijk is?

Start met een gratis intake van maximaal een uur. Samen kijken we waar de grootste winst zit, vrijblijvend en zonder verplichtingen.

Open een mail naar Flow4Q Bel +32 474 62 71 87